Testez vos connaissances : vrai ou faux?
1. En tant qu'institution d'enseignement, l'UdeM est en droit de collecter tous les renseignements personnels qu'elle souhaite?
La bonne réponse est : Faux.
L’Université ne recueille que les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de sa mission et de ses activités. Avant de recueillir des renseignements personnels, l’Université détermine les finalités de leur traitement. Seuls sont collectés les renseignements personnels strictement nécessaires aux finalités indiquées.
Pour plus d’informations, voir la Politique de protection des renseignements personnels.
2. À l’Université, le matricule d’une personne étudiante ou employée est considéré comme un renseignement personnel.
La bonne réponse est : Vrai.
L’Université crée les matricules des personnes étudiantes et employées. Ce numéro unique est une information confidentielle qui doit être protégée en vertu des lois applicables et du cadre normatif contre tout accès, utilisation ou destruction non autorisé. La transmission d’informations confidentielles doit respecter ces lignes directrices :
- Si les renseignements personnels concernent 4 personnes ou moins : Il est possible de transmettre l'information dans le corps du courriel (mais pas dans l’objet) à un ou des destinataires dont l’adresse est @umontreal.ca ou dans une pièce jointe sans mot de passe.
- À partir de 5 personnes concernées ou lorsque l’adresse du ou des destinataires n’est pas @umontreal.ca : La transmission des renseignements personnels par courriel doit se faire dans une pièce jointe protégée par un mot de passe fort.
Pour plus d’informations, voir les Lignes directrices en matière de protection des renseignements personnels.
3. En tant que gestionnaire, je peux créer un calendrier des dates d'anniversaire des membres de mon équipe sans leur consentement.
La bonne réponse est : Faux.
La date d'anniversaire est un renseignement personnel. La ou le gestionnaire doit donc obtenir le consentement des membres de son équipe pour inclure cette information dans un calendrier partagé.
Pour plus d’informations, voir la Politique de protection des renseignements personnels.
4. Il est sécuritaire de jeter des documents contenant des renseignements personnels dans le bac de recyclage.
La bonne réponse est : Faux.
Seuls les documents ne contenant pas de renseignements personnels et qui n'ont aucune valeur stratégique pour l'UdeM peuvent aller au bac de recyclage. Les documents contenant des renseignements personnels doivent être placés dans un bac de recyclage sécurisé ou déchiquetés selon le niveau de confidentialité.
Pour plus d’informations, voir la Procédure d’élimination des documents.
5. Je peux envoyer des renseignements personnels sans les protéger par courriel, pourvu que le destinataire ait une adresse courriel institutionnelle (@umontreal.ca).
La bonne réponse est : Faux.
La transmission de renseignements personnels par courriel doit respecter ces lignes directrices :
- Si les renseignements personnels concernent 4 personnes ou moins : Il est possible de transmettre l'information dans le corps du courriel (mais pas dans l’objet) à un ou des destinataires dont l’adresse est @umontreal.ca ou dans une pièce jointe sans mot de passe.
- À partir de 5 personnes concernées ou lorsque l’adresse du ou des destinataires n’est pas @umontreal.ca : La transmission des renseignements personnels par courriel doit se faire dans une pièce jointe protégée par un mot de passe fort.
Pour plus d’informations, voir les Lignes directrices en matière de protection des renseignements personnels.
6. L'envoi d'un courriel contenant des renseignements personnels à un mauvais destinataire est considéré comme un incident de confidentialité.
La bonne réponse est : Vrai.
La transmission de renseignements personnels à une personne non autorisée à les recevoir fait partie des cinq types d'incidents de confidentialité pour lesquels un signalement est nécessaire. Dans ce cas, il faut prévenir la personne répondante en matière de protection des renseignements personnels de son unité qui remplira une fiche d'incident.
Pour plus d’informations, voir la Procédure de gestion des incidents de confidentialité.
7. J'ai reçu un courriel avec des renseignements personnels qui ne m'était pas destiné. J'informe la personne qui me l'a expédié et m'assure de détruire le courriel de toutes les boîtes aux lettres (boîte de réception, corbeille).
La bonne réponse est : Vrai.
Il se peut que la personne ayant envoyé le courriel ne se rende pas compte immédiatement de son erreur. Vous devez donc l’informer et lui garantir de la destruction de tous les documents reçus par erreur.
Pour plus d’informations, voir la Procédure de gestion des incidents de confidentialité.
8. Je peux discuter d'un cas de plagiat avec mon collègue de département lors d'un dîner à la cafétéria de l'Université.
La bonne réponse est : Faux.
Tout membre du personnel, en signant l'engagement de confidentialité, s'engage à ne révéler aucun renseignement personnel dont il aurait eu connaissance dans le cadre de l'exercice de ses fonctions. Dans le cas où votre collègue serait autorisé à prendre connaissance de ces informations, la conversation doit se faire en toute discrétion dans un environnement sécuritaire tel qu'un bureau fermé.
Pour plus d’informations, voir la Politique de protection des renseignements personnels.
9. Chaque faculté et service de l'UdeM a une personne répondante à qui se référer pour tout ce qui touche la gestion et la protection des renseignements personnels.
La bonne réponse est : Vrai.
La personne répondante en matière de protection des renseignements personnels est la personne-ressource de l'unité pour la gestion et la protection des renseignements personnels.
Pour plus d'informations, voir la liste des personnes répondantes de chaque unité.