La sauvegarde de données confidentielles et hautement confidentielles sur les postes de travail institutionnels ou personnels est interdite. Les données doivent plutôt être conservées sur DocUM ou dans les systèmes centraux sécurisés. En ce qui concerne les données de recherche confidentielles et hautement confidentielles, vous pouvez sauvegarder le tout dans l'outil approuvé par votre comité d’éthique de la recherche.

Il est essentiel de ne pas partager les mots de passe utilisés pour accéder aux systèmes de l’Université, pas même à votre supérieur hiérarchique, et de ne pas conserver de liste papier de vos mots de passe.

Il est interdit d’héberger ou de partager, même temporairement, des renseignements personnels sur un service infonuagique utilisé à titre personnel (Dropbox, Google Drive, iCloud). Seuls les services infonuagiques certifiés et autorisés par l’Université peuvent être utilisés à cette fin et aucun renseignement personnel sensible (tel que le numéro d’assurance sociale, le dossier médical ou la situation financière d’un individu) ne peut y être déposé.

Par contre, tous les renseignements personnels confidentiels considérés comme non sensibles (matricule, liste de résultats académiques, adresse), incluant ceux utilisés en recherche, peuvent être déposés sur Teams ou OneDrive.

Afin d’assurer la protection des renseignements personnels sur support physique, il est recommandé de conserver sous clé tout document papier qui contient des renseignements personnels et d’avoir une surface de bureau rangée afin d’éviter qu’un document contenant une information confidentielle ne se trouve à la vue.

Il est aussi essentiel de verrouiller l’accès à votre bureau lorsque vous devez le quitter, quelle que soit la durée de votre absence.

Pour les impressions, utilisez le mode sécurisé en attribuant un mot de passe, lequel devra être saisi pour récupérer les documents à l’imprimante. Ne pas imprimer lorsque vous êtes en télétravail si vous n’êtes pas en mesure de récupérer immédiatement les documents.