Lorsqu'un renseignement personnel est recueilli, il est essentiel d'obtenir le consentement de la personne concernée. Pour être valide, le consentement doit être :

• manifeste, libre et éclairé;

• demandé pour chaque fin en termes simples et clairs;

• formulé sur un document distinct de toute autre information communiquée à la personne concernée;

• exprès ou explicite, lorsqu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible.

Le consentement doit inclure les éléments suivants (document réservé aux membres du personnel UdeM).

Seuls les renseignements personnels nécessaires doivent être collectés et le mode de collecte choisi doit être adapté au degré de confidentialité du renseignement en question.

Consentement et collecte de renseignements dans le cadre de projets de recherche

Afin d'assurer le respect de la vie privée des personnes participant à la recherche, vous devez obtenir leur consentement et collecter uniquement les renseignements nécessaires au projet de recherche. Le consentement peut inclure un consentement pour des recherches futures non déterminées. Cette possibilité doit être prévue lors de la rédaction du formulaire d’information et de consentement. 

Toute collecte de données auprès des personnes participant à des projets de recherche doit d’abord être approuvée par votre comité d’éthique de la recherche. Pour les projets de recherche utilisant des renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) est requise.

Pour plus d'informations, vous pouvez aussi consulter le chapitre 3 de l’Énoncé de politique des trois conseils sur le consentement à la recherche et le chapitre 5 sur le respect de la vie privée des participants.

La façon la plus sécuritaire de recueillir un renseignement personnel est de le saisir au moyen des systèmes, formulaires et solutions technologiques officiels soutenus par l'Université. Si un renseignement personnel est transmis oralement, vous devez le saisir directement dans le système informatique, en évitant de l’inscrire sur un support papier. Ainsi, un numéro d’assurance sociale ne doit pas être transmis dans le corps d’un courriel ou retranscrit sur un bloc-notes, mais peut être collecté par téléphone et saisi directement dans le système.