Exercer vos droits en matière de vie privée
Le cadre législatif québécois prévoit plusieurs droits aux personnes concernées par les renseignements personnels. En effet, tout membre de la communauté universitaire a le droit :
de retirer son consentement à l’utilisation de ses renseignements personnels;
d'accéder à ses renseignements personnels;
de mettre à jour ses renseignements personnels;
de demander la destruction d’un de ses renseignements personnels traités par l’Université ou pour son compte, dès lors qu’il est périmé ou qu'il n’est plus nécessaire pour l’atteinte d’une fin déterminée, sous réserve des délais prévus au calendrier de conservation;
d’être informé d’un incident de confidentialité impliquant ses renseignements personnels et pouvant causer un préjudice sérieux;
de demander à l’Université de lui communiquer, dans un format technologique structuré et couramment utilisé par des particuliers, ses renseignements personnels informatisés (à venir à l'automne 2024).
Pour exercer l’un de ces droits, nous vous invitons à communiquer avec l’une des unités responsables ci-dessous, selon votre profil et la nature de votre demande.
Si votre profil ne correspond pas à ceux énumérés, veuillez communiquer avec le Secrétariat général.
Il est possible de déposer une plainte en utilisant la plateforme de signalement ou en communiquant avec le Secrétariat général.
Membres du personnel
Communiquez avec la
Direction des ressources humaines :
Courriel
514 343-6441
Diplômés et diplômées
Communiquez avec le
Réseau des diplômés et des donateurs :
Formulaire en ligne pour modifier vos renseignements personnels
514 343-6812
Sans frais : 1 888 883-6812, option 1
Donateurs et donatrices
Communiquez avec le
Réseau des diplômés et des donateurs :
Courriel
514 343-6812
Sans frais : 1 888 883-6812, option 1
Personnes participant à un projet de recherche
Les personnes participant à un projet de recherche ont également des droits en regard de la conservation et de l’utilisation de leurs renseignements personnels.
Lorsque le projet de recherche le permet, les personnes participantes ont la possibilité de retirer leur consentement à l’utilisation de leurs renseignements personnels. Dans certaines circonstances, ce retrait n’est pas possible. Les limites du droit de retrait doivent alors être clairement décrites dans le formulaire d’information et de consentement du projet de recherche afin que la personne participante puisse prendre une décision éclairée avant de participer au projet.
Quels sont les renseignements personnels détenus par l’Université de Montréal?
Les renseignements personnels que l’Université vous demande de lui communiquer, de même que ceux qu’elle consignera à votre dossier par la suite, sont ceux qui sont nécessaires à l’exercice de ses attributions ou à la mise en œuvre d’un programme dont elle a la gestion.
Il est obligatoire de les fournir, à l’exception de certains renseignements dont la communication est facultative et identifiée comme telle.
Pour certaines de ses attributions, l’Université peut avoir à vous demander de lui communiquer des renseignements personnels concernant un autre individu. Elle présume alors que vous avez obtenu le consentement de cet individu. Il vous appartient donc de vous assurer de ce consentement.
Comment les données de recherche sont-elles traitées?
Les données de recherche sont traitées de la même façon que les données institutionnelles pour la sécurisation, l'archivage et l'accès VPN.
En effet, la donnée de recherche est une donnée de l’Université et, de ce fait, l'Université en est responsable avec toutes les obligations qui en découlent en ce qui a trait à la gestion des renseignements personnels tout au long du cycle de vie (la collecte, l’utilisation, la conservation, la destruction et la communication à l'extérieur de l'UdeM.
Il est de la responsabilité du personnel de recherche de prendre les engagements nécessaires pour mettre en place un plan de gestion des données de recherche et se conformer aux règles applicables à l'Université.
Quels sont les délais pour répondre à une demande d’accès et de rectification des renseignements personnels?
Un accusé de réception vous sera envoyé dans les dix jours de la réception de votre demande. L’accusé de réception précisera la date de votre demande ainsi que sa date de réception, le délai pour donner suite à votre demande, les conséquences du défaut de le respecter et les recours qui vous sont offerts, le cas échéant.
La durée de traitement d’une demande est de vingt jours civils suivant la date de réception. Cependant, un délai additionnel ne dépassant pas dix jours peut être parfois requis.
Est-ce que l’Université de Montréal communique les renseignements personnels à des tiers?
Dans le cadre de ses activités et de sa mission d’enseignement et de recherche, l’Université est amenée à communiquer des renseignements personnels à des tiers. Les communications de renseignements personnels faites par l’Université à des tiers sont inscrites dans un registre conformément aux prescriptions de la Loi. Ce registre est tenu par le Secrétariat général. La Loi accorde, à toute personne, un droit d’accès à ce registre.
Que dois-je faire en cas d’incident potentiel de confidentialité?
L’Université met en place des mesures de sécurité raisonnables afin d’assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des renseignements personnels collectés. Tout incident potentiel de confidentialité doit être signalé.
Comment puis-je faire une demande d'accès à l'information?
Par souci de transparence, l’Université de Montréal diffuse de nombreux documents sur son site web pour partager de l’information dans une approche proactive.
Si vous n’y trouvez pas le document recherché, nous vous invitons à en faire la demande en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Loi sur l’accès) en consultant le site Web du Secrétariat général.
Comment l’Université de Montréal utilise-t-elle les renseignements personnels qu’elle détient?
Dans le cadre de leurs fonctions, les membres du personnel de l’Université de Montréal peuvent avoir accès à des renseignements personnels vous concernant. À leur égard, les membres du personnel de l’Université doivent en respecter la confidentialité et :
n’accéder qu’aux renseignements nécessaires à l’exécution de leurs tâches;
n’utiliser ces renseignements que dans le cadre de leurs fonctions;
ne révéler aucun renseignement personnel dont ils ou elles auraient pris connaissance dans l’exercice de leurs fonctions à moins d’y être dûment autorisé(e)s;
n’intégrer ces renseignements que dans les seuls dossiers prévus pour l’accomplissement des mandats qui leur sont confiés;
conserver ces dossiers de sorte que seules les personnes autorisées puissent y avoir accès;
protéger l’accès à l’information confidentielle qu’ils ou elles détiennent ou à laquelle ils ou elles ont accès, par exemple au moyen d’un mot de passe;
détruire, s’il contient des renseignements personnels, tout papier rebut par déchiquetage ou par recyclage confidentiel;
informer sans délai leurs supérieurs de toute situation ou irrégularité qui pourrait compromettre de quelque façon la sécurité, l’intégrité ou la confidentialité des renseignements détenus par l’Université;
ne conserver, à la fin de leur emploi ou de leur contrat, aucun renseignement personnel transmis ou recueilli dans le cadre de leurs fonctions et maintenir, à leur égard, leur obligation de confidentialité.