Afin de répondre aux exigences de la Loi 25, l’Université de Montréal s’est dotée de lignes directrices afin d’adopter des pratiques exemplaires lors de la manipulation de renseignements personnels, que ce soit pour la transmission de fichiers de notes ou de listes comprenant des noms et des matricules, par exemple.
À l'occasion de la Journée internationale de protection des renseignements personnels, nous vous rappelons quelques pistes de solutions afin de faciliter l’intégration de ces pratiques dans votre quotidien.
Comment transmettre un fichier avec des renseignements confidentiels? | ||
1. Par DocUMSi la personne a les mêmes permissions d’accès que vous, transmettre le lien hypertexte vers le dossier 2. Par TeamsDans l’espace « Fichiers » de l’équipe Teams ou par conversation privée 3. Par OneDriveTransmettre le fichier par le biais d’un lien sécurisé OneDrive 4. Par courrielSi les renseignements personnels concernent 4 personnes ou moins et que l’adresse des destinataires est @umontreal.ca Envoyer les informations dans le corps du courriel (mais pas dans l’objet) ou dans une pièce jointe sans mot de passe 5. Par courrielSi les renseignements personnels concernent 5 personnes ou plus ou lorsque l’adresse des destinataires n’est pas @umontreal.ca Le fichier doit être protégé par un mot de passe fort. Tutoriel vidéo Le mot de passe doit être transmis par un autre moyen de communication (vive voix, téléphone, Teams ou à défaut, dans un courriel distinct). | Exemples
Consultez d’autres exemples de renseignements et de documents selon leur niveau de confidentialité. | |
Comment transmettre un fichier avec des renseignements hautement confidentiels? | ||
Quel que soit le nombre de personnes concernées par la transmission des renseignements personnels 1. Par DocUMSi la personne a les mêmes permissions d’accès que vous, transmettre le lien hypertexte vers le dossier 2. Par courrielLe fichier doit être protégé par un mot de passe fort. Tutoriel vidéo Le mot de passe doit être transmis par un autre moyen de communication (vive voix, téléphone, Teams ou à défaut, dans un courriel distinct). | Exemples
Consultez d’autres exemples de renseignements et de documents selon leur niveau de confidentialité. | |
Astuces
- Consultez l’aide-mémoire pour savoir comment ajouter un mot de passe à un fichier. Pour la conservation du fichier dans DocUM, pensez à retirer le mot de passe.
- Si vous collaborez souvent avec une personne, vous pouvez définir avec elle un même mot de passe fort par trimestre, afin de faciliter vos échanges.
- En tout temps, vous devez également utiliser votre adresse courriel institutionnelle (@umontreal.ca) pour toute transmission de renseignements personnels.
Pour toute question, nous vous invitons à communiquer avec l’équipe mise en place pour soutenir les membres de notre communauté dans l’application de ces pratiques de protection des renseignements personnels à vie-privee@umontreal.ca.