La Directive sur l’utilisation du courriel remplace la Directive relative à l’utilisation du courrier électronique, pour mettre à jour les principes directeurs qui guideront les membres de la communauté universitaire dans la gestion et l’utilisation sécuritaire, responsable et éthique du courriel, en plus d’arrimer l’utilisation du courriel au cadre légal et normatif de l’Université, notamment à la gestion de l’information classifiée hautement confidentielle.
La nouvelle directive reconnaît le caractère officiel des communications par courriel, présente les règles d’accès et de confidentialité des boîtes courriel, précise les activités interdites, de même que les rôles et responsabilités des différents intervenants dans l’application de la directive.
Faits saillants :
- L’Université reconnaît que le courriel est un moyen officiel de communication. Les personnes détenant une adresse courriel institutionnelle doivent donc lire leur courriel dans un délai raisonnable.
- L’information institutionnelle doit résider dans des systèmes sous le contrôle de l’Université de Montréal. La redirection d’une adresse courriel d’un membre du personnel administratif vers un compte de courriel externe est proscrite, alors que la redirection peut être permise pour le personnel enseignant pour des besoins opérationnels justifiés et autorisés par le gestionnaire.
- Chaque membre de la communauté universitaire est responsable de l’utilisation de son compte courriel, incluant de protéger son mot de passe et d’avertir les Technologies de l’information de tout incident de sécurité.
- La transmission d’information hautement confidentielle par courriel doit être limitée. Il incombe à l’expéditeur d’utiliser les moyens prescrits par les directives de l’Université afin d’en assurer la confidentialité.
- Les courriels contenant de l’information institutionnelle nécessaire à la continuité des dossiers doivent être conservés sur DocUM, en vertu des règles de gestion des documents.
Public :
- Tous les membres de la communauté universitaire détenant une adresse de courriel institutionnelle (exemple : @umontreal.ca)