L’Université est amenée à communiquer des renseignements personnels à des tiers dans le cadre de ses missions. Cette communication nécessite que l’Université mette en place une démarche tenant compte de la nature des renseignements personnels communiqués et des risques que cette communication est susceptible d’engendrer pour les personnes concernées, afin d’assurer la protection de ces renseignements personnels.

La Directive sur la communication des renseignements personnels a pour objectif de préciser les règles de communication de renseignements personnels entre l’Université et les tiers, tels que les fournisseurs, les partenaires et autres entités externes.

Faits saillants :

• De manière générale, la communication de renseignements personnels requiert le consentement de la personne concernée, qui doit répondre à plusieurs exigences pour être valide.
• La communication de renseignements personnels peut être effectuée sans le consentement de la personne concernée dans les cas prévus par la Loi sur l’accès. La communication doit alors faire l’objet d’une évaluation des critères de communication par la personne responsable du traitement.
• Toute communication externe de renseignements personnels, avec ou sans le consentement de la personne concernée, doit être inscrite au registre des communications.
• Plusieurs dispositifs de sécurité doivent être mis en place afin d’assurer la sécurité de la communication des renseignements personnels à un tiers.
• Tous les tiers doivent être informés de leurs responsabilités en matière de protection des renseignements personnels, notamment par le biais de leur contrat, mandat ou tout autre engagement, comme ils sont assujettis aux mêmes exigences que les membres du personnel de l’Université. Des modèles de clauses à inclure aux contrats et d’engagement de confidentialité sont disponibles sur le site du Secrétariat général.

Publics :

• Membres du personnel
• Tiers (fournisseurs, partenaires et autres entités externes)